La régularisation des charges

Une fois par an, vous comparez les provisions que le locataire a versées aux charges récupérables que vous avez réellement payées. Si les provisions sont trop faibles, il vous doit la différence. Si elles sont trop fortes, vous la lui rendez. Un mois avant, vous lui communiquez un décompte par nature de charge.

De quoi parle-t-on ?

Chaque mois, en plus du loyer, le locataire verse une provision pour charges. C'est une avance, calculée sur une estimation. La régularisation remplace cette estimation par les dépenses réelles. Elle est prévue par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989.

Quelles charges pouvez-vous demander ?

Uniquement les charges dites récupérables. Leur liste est fixée par le décret du 26 août 1987. Une dépense qui n'y figure pas reste à votre charge, même si elle concerne le logement loué.

Avant de calculer, triez donc vos dépenses de l'année en deux piles : celles qui sont dans la liste, et les autres.

Comment faire le calcul ?

Additionnez les charges récupérables réellement payées sur la période. Additionnez les provisions versées par le locataire sur la même période. Soustrayez.

Solde = charges récupérables réellement payées − provisions versées

Un exemple. Le locataire a versé 50 € de provision par mois, soit 600 € sur l'année. Les charges récupérables se sont élevées à 660 €. Il vous doit 60 €. Si elles s'étaient élevées à 540 €, c'est vous qui lui rendriez 60 €.

Que devez-vous envoyer au locataire ?

Un décompte par nature de charge, communiqué un mois avant la régularisation. Il ne suffit pas d'annoncer un total : chaque catégorie de dépense apparaît sur sa ligne, avec son montant.

Vous tenez ensuite les justificatifs à la disposition du locataire pendant six mois. Rangez donc les factures et les relevés de l'année avec le décompte.

Quand ?

Une fois par an. Choisissez un moment où vous avez tous les chiffres de l'année, et gardez le même rythme d'une année sur l'autre.

Que se passe-t-il si je tarde ?

Si vous régularisez après la fin de l'année civile qui suit celle où les charges étaient dues, le locataire peut demander à payer en douze mois. Vous attendrez donc un an pour être remboursé en entier.

Et plus vous laissez passer d'années, plus la somme réclamée d'un coup est lourde, et plus elle sera contestée.

Et pour un bail meublé au forfait ?

Il n'y a aucune régularisation. Dans un bail meublé, les charges peuvent être fixées au forfait : c'est l'article 25-10 de la même loi. Le montant convenu est dû tel quel. Vous ne réclamez pas de complément et vous ne rendez rien, quelles que soient les dépenses réelles.